Planowanie i budżetowanie

Każda firma podejmuje działania związane z realizacją swojej strategii. To mogą być rutynowe działania jak i nowe inicjatywy. Niektóre z nich należą do kategorii „must be”, a inne „nice to have”. Ważne jest, aby na etapie planowania rocznego jak i potem miesięcznych/kwartalnych prognoz móc szybko analizować różne scenariusze i widzieć wpływ poszczególnych działań na wyniki finansowe całej organizacji.

W tradycyjnym planowaniu z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych jest niezwykle trudno zarządzać różnymi wariantami planistycznymi.

W systemie EURECA można zbudować dowolny model planistyczno-budżetowy, dopasowany do strategii przedsiębiorstwa i potrzeb zarządczych menedżerów, a nie wyłącznie do tego jak wyglądają dane ewidencyjne. To podejście w Eurece jest inne wobec tego jakie często jest w modułach systemów ewidencyjnych ERP, gdzie struktura budżetu jest sztywna i wynika wprost ze struktury bazy danych.

W Eurece plany i budżety tworzone są w dowolnych wymiarach (np. MPK, koszt rodzajowy, projekt, region, oddział, handlowiec, produkt, pozycja sprawozdania finansowego) i opisywane są dowolnymi miarami (np. wartość, koszt jednostkowy, stawka, cena, ilość).

Model budżetowy jest zintegrowany z modelem planistycznym, dzięki czemu Eureca wspomaga proces budżetowania już od etapu planowania celów, poprzez działania, budżety cząstkowe aż do budżetu całościowego. Model planistyczno-budżetowy może zakończyć się sprawozdaniami finansowymi i wskaźnikami, zarówno dla jednej spółki jak i całej grupy (sprawozdania skonsolidowane) w wielu różnych walutach.

Planiści mogą korzystać zarówno z aplikacji desktop (wskazana dla controllerów czy analityków), jak i przez przeglądarkę internetową czy Excel’a.
Ciekawą funkcjonalnością jest również możliwość wprowadzania komentarzy na etapie planowania i budżetowania, które następnie są widoczne w analizach wielowymiarowych.

Aby proces planowania i budżetowania przebiegał sprawnie warto podejść do niego projektowo. W systemie Eureca można zdefiniować dowolne projekty jak np. „opracowanie budżetu na kolejny rok”. Definiujemy w tym celu konkretne zadania, które:

Dostępny w systemie Eureca moduł zarządzania projektami uwzględnia wszystkie zadania  związane przygotowaniem budżetu oraz powiązania między nimi, przypisuje osoby odpowiedzialne i terminów realizacji.

Dużym ułatwieniem jest:

• możliwość zarządzania całym projektem przez dział cotrollingu z wykorzystaniem m.in. wykresu Gantta i predefiniowanych pulpitów menedżerskich. To jest istotne zarówno z perspektywy zarządczej (efektywność procesu) jak i formalno-organizacyjnej
• wsparcie controllerów, menedżerów i planistów poprzez automatyczne wysyłanie przez system alertów przypominających o konkretnym zadaniu w ramach procesu wg ich odpowiedzialności. To powoduje, że controlling nie musi o tym przypominać.

Z systemem Eureca wprowadzając dane metodami od dołu (bottom-up), od góry (top-down) i przyrostowo można pracować z wykorzystaniem trzech typów interfejsów:

• aplikacja desktop;
• przeglądarka internetowa;
• skoroszyty Excel.

Bez względu na tryb pracy dane są pobierane i zapisywane automatycznie do bazy danych systemu EURECA (online w przypadku przeglądarki internetowej i poprzez funkcję pobierz/ zapisz dane w skoroszycie Excel). Jest to niezwykle ważna funkcjonalność, która przyspiesza proces budżetowania, poprawia wydajność i eliminuje ryzyko błędów jakie często zdarzają się w budżetowaniu z wykorzystaniem samego Excela.

Dla planistów i menedżerów rekomendowane są:

• interfejs Excela(znane narzędzie wszystkim osobom budżetującym), z możliwością pobierania i zapisywania danych, zakładek dodatkowych i wprowadzania komentarzy/ adnotacji, zmiany statusów budżetów;
• interfejs przeglądarki www, w którym dodatkowo można zapisywać załączniki do budżetu, a także zaznaczać wykonanie zadania poprzez zmianę jego statusu.

W systemie Eureca dane planistyczne (tworzone bezpośrednio Eurece) i dane o wykonaniu (zaciągane z systemów Klienta) dostępne są w tzw. kostkach budżetowych. Dzięki temu można zautomatyzować proces raportowania budżetowego. W Eurece są różne możliwości  publikowania takich informacji:

Moduł budżetowanie można wdrożyć na kilka sposobów:

Samodzielnie tzw. self-service:
Controller buduje model planistyczno-budżetowy w oparciu o wymiary budżetowe dostępne z Hurtowni Danych systemu Eureca lub wykorzystuje wymiary zaimportowane z Excela czy też utworzone i wprowadzone bezpośrednio w Eurece. Controlling Systems udostępnia filmy szkoleniowe, które wspomagają nowych Użytkowników w samodzielnym wdrożeniu tego modułu.

Ta metoda rekomendowana jest dla zaawansowanych Controllerów i jest wykorzystywana m.in. opcji: Eureca 4 Excel

Model predefiniowany

Skierowany jest do firm, które do tej pory jeszcze nie budżetowały i chciałyby szybko, ze wsparciem merytorycznym, w oparciu o sprawdzone praktyki rozpocząć ten proces. W tym modelu dostępne są takie predefiniowane rozwiązania:

budżet sprzedaży, który obejmuje:

• przychody, koszt własny sprzedaży, marżę 1 stopnia;
• wg odpowiednich wymiarów np. handlowiec, klient, produkt czy usług]

budżet kosztów:

• wartość kosztu
• wg miejsc powstawania kosztów, wg kosztów rodzajowych.

Do takiego wdrożenia dedykowana jest opcja Eureca Start

Model dedykowany dla firmy

W oparciu o specyficzne potrzeby klienta, takie wdrożenie rozpoczyna się od analizy przedwdrożeniowej w celu opracowania projektu technicznego wdrożenia. W trakcie wdrożenia następuje duży transfer wiedzy od Controlling Systems do Klienta, aby model planistyczny był możliwy do adaptacji samodzielnie przez klienta w zmieniających się uwarunkowaniach.

Zobacz nagranie webinarium aby dowiedzieć się:

• jak usprawnić przygotowanie budżetu?
• jak połączyć budżetowanie z prognozowaniem i raportowaniem zarządczym?
• zobaczyć żywy system i poznać różne metody implementacji.